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团队内部如何进行项目管理和协作

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很多人对项目管理的全流程都没有清晰的了解,甚至只知道有启动、规划、执行、监控、收尾这五大过程组。但是这五大过程组之间的关系是怎样的?项目管理的全流程又是什么样的?在每个流程中有什么核心工作是项目经理需要重点关注的?

下面本文就围绕项目管理全流程及以上问题进行介绍:

项目的基本流程是一个可循环的流程,它虽然建立在项目管理的流程之上,但还是存在一定差异:

项目启动前是整个项目从零到一的一个过程,对于项目整体至关重要。在启动前一定要明确项目的目的、目标,需要达成什么样的效果。需从容不迫的开启项目。

1、项目启动:制定项目章程并确定初步范围

启动阶段,该启动内容有哪些?

在启动阶段,项目团队要完成的工作有:1、明确项目需求;2、确定项目目标;3、定义项目相关方的期望值;4、描述基本的项目范围;5、选择基本的项目组成员;6、明确项目经理;7、确认要交付的文档;8、由管理层、委员会、项目经理确认。

启动阶段,不同项目角色的职责有哪些?

项目经理的责任:

  • 与客户沟通协商,明确项目需求和所需资源等
  • 在项目实施过程中不断了解客户需求
  • 保证与项目相关方的沟通并汇报项目进程
  • 挑选项目组成员,得到项目组的支持服务
  • 在项目计划过程中领导和指导项目组成员服务
  • 监控项目进程,保证项目按时间计划执行

项目组成员的责任:

  • 参与项目计划的制定
  • 服从项目经理的指挥,执行计划分配的任务
  • 保持与项目经理的沟通
  • 配合其他小组成员的工作
  • 项目核心成员对项目经理负责,保证项目的完成

项目启动阶段的关键点包括:1、与客户、高层间的沟通,明确需求并获得相关支持;2、明确项目需求和目标;3、开会讨论,明确团队并执行相关要求。

启动阶段需要注意的问题:1、需求不明确及需求沟通不够;2、项目组成员选择;3、为促成项目,过于乐观地分析项目可行性。

2、项目计划:制定项目管理计划

项目计划阶段。一但项目决定要做了,就要进入项目计划阶段,这个阶段要考虑的都是项目进行中的实际问题。项目计划包括(进度计划,风险计划,沟通计划)

计划阶段的内容和目标?

1、在质量,时间和资源中取得平衡,从而进一步明确范围;2、具体阶段及时间进度表;3、管理计划(时间、范围、风险、沟通等);4、具体工作任务和执行次序(优先级);5、风险分析;6、得到相应的项目相关方批准的项目计划;

计划阶段主要任务:

  • 工作任务分解:
  • 任务工期估算;
  • 时间进度安排;
  • 风险与沟通计划;
  • 项目整体计划

计划阶段的主要成果:

  • 任务分配计划:精细化任务分解,责任到人,能够估算工期和工作量;
  • 时间进度计划:根据项目任务的执行顺序、时间计划及所需资源等进行分析,制定计划(主要工具甘特图、里程碑计划、网络图);
  • 风险计划:风险等级评估规则、明确风险响应计划、假设所列计划中有可能出现的风险、分析执行中哪里有可能出现的风险、回顾以往项目中曾出现的问题;
  • 沟通计划:制定好项目会议制度,如利益干系人、所需信息、频率、方法、责任人等;保证计划执行所需资源,化解冲突;

计划阶段用到的文档:填写项目统计表、项目基本信息表、项目进程表计划阶段用到的工具:甘特图、里程碑图、网络图、思维导图

计划阶段的三个关键点:1、明确项日范围及具体任务;2、全面的风险认识;3、各关键人员的识别与沟通计划。

计划阶段常见问题:对工作任务分解不充分;风险意识不强及没有沟通计划;计划常由个人指定,项目组没有达成共识。

在计划好之后,就进入项目执行阶段。主要的工作内容和责任分配之后,单位个人或者单位团体需要对计划进行再次分配,目标是阶段性的成果或者是日工作计划。利用工具可按照轻重缓急的原则在四象限中进行标记。

3、实施:指导和管理项目的执行活动

项目实施阶段。到现在为止项目已经万事俱备了,开始着手项目的实施。这个过程中特别要注意的就是每一个环节的细节记录。在项目实施阶段是占用大量资源的阶段。

这一阶段通常是通过沟通、会议来指导和管理项目的执行活动,如与项目成员:项目讨论会、成员进度汇报、项目例会等。

如果是面向高层,就需要想清楚以下问题:“谁,为什么需要信息?”、“他们需要什么类型的信息?何种相近程度、频率?”、“当你和高层及客户沟通时,你的目标是什么?采用什么样的方法完成沟通?”

会前:

  • 明确为什么开会,以及预期获得什么效果
  • 考虑是否可以取消会议
  • 确定要参加的最少人数
  • 确认会议室
  • 和关键与会者就会议议题及持续时间进行沟通

会中:

  • 做好准备,按时开始,首先说明会议目的和议题议程
  • 每位与会者都有发言机会
  • 对会议内容进行口头总结

会后:

  • 会后发布会议纪要给每位参与者
  • 会议必须产生明确的决定
  • 所有决定必须立即付诸行动

4、监控:监控项目执行并进行整体变更控制,即监控计划和实施

监控阶段,及时跟踪监控项目,从容处理变更,并采取有效的措施。

监控内容与目的

  • 识别计划的偏离
  • 采取矫正措施,使实际进展与计划保持一致
  • 接受和评估相关方的项目变更请求
  • 必要时重新凋整项目活动
  • 必要时调整资源水平
  • 得到授权者批准后,变更项目范围、调整项目目标并记录
  • 监控项目进展,把控项目实施进程

监控的要点:高风险任务;资源和费用;项目进度;人员表现。